Paperless-ngx
Paperless-ngx ist ein Open Source Dokumentenmanagementsystem, das physische Dokumente direkt vom Scanner in ein durchsuchbares Online-Archiv umwandelt. In diesem Artikel werden die wichtigsten Funktionen sowie die Integration in Nextcloud vorgestellt.
Funktionen
Hinzufügen von Dokumenten
Dokumente können direkt vom Scanner, von einer E-Mail oder über das Webinterface hinzugefügt werden. Bei der Integration in Nextcloud funktioniert das Hinzufügen auch über einen Ordner, der mit deiner Nextcloud synchronisiert wird.
OCR: Durchsuchbare Dokumente
OCR steht für Optical Character Recognition und ermöglicht die Suche nach Wörtern in Dokumenten. Die OCR erfolgt automatisch beim Einfügen der Dokumente in Paperless-ngx.
Einfügen verschiedener Formate
Neben PDF-Dokumenten können auch Bilder, Textdateien und Office-Dokumente in Paperless-ngx hochgeladen werden.
Multi User
Es können mehrere Benutzer und Gruppen angelegt werden, so dass Paperless-ngx von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden kann.
Automatisches hinzufügen von Tags, Korrespondenten und Dokumententypen
- Dokumenttypen sind die allgemeine Art des Dokuments, z.B. ein Brief, eine Quittung oder eine Rechnung.
- Korrespondenten sind die Personen oder Institutionen, die mit diesem Dokument zu tun haben. Bei einer Rechnung könnte dies z.B. die entsprechende Firma sein.
- Tags können verwendet werden, um detailliertere Informationen hinzuzufügen. Auf wen bezieht es sich? (z.B. ein bestimmtes Familienmitglied oder ein bestimmter Mitarbeiter), worauf bezieht es sich (z.B. die Finanzierung der neuen Waschmaschine oder die Autoreparatur) und für wann ist die Information relevant (z.B. Steuer für 2023).
Integration in Nextcloud
Bei der Integration geht es darum, dass die Dokumente in Nextcloud und Paperless-ngx identisch sind. Es muss also möglich sein, sowohl in Paperless als auch in Nextcloud auf die gleichen Dokumente zuzugreifen.
Wenn du eine Nextcloud bei PathConnect hast, installieren wir Paperless-ngx auf dem gleichen (virtuellen) Server, auf dem auch deine Nextcloud installiert ist.
Dadurch können die Paperless Ordner als externer Speicher in deine Nextcloud integriert werden.
Zusätzlich kannst du in deiner Nextcloud die App “Paperless” installieren um auch einzelne Dateien unkompliziert direkt aus der Nextcloud in Paperless-ngx zu laden.
Der Scanner sendet das Dokument in einen Ordner auf deinem Computer. Dieser Ordner wird mit deiner Nextcloud synchronisiert. Paperless greift auf diesen Ordner zu und bearbeitet das Dokument. Anschließend wird es im Medienordner abgelegt, auf den auch die Nextcloud Zugriff hat.
Wenn du deine Nextcloud nicht bei PathConnect hast, muss anstelle des lokalen externen Speichers eine FTP-Verbindung eingerichtet werdenn
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