LibreSign – Elektronische Signatur
Mit LibreSign können Dokumente elektronisch signiert werden. In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile ein und zeigen dir, wie du die elektronische Signatur mit LibreSign in deiner Nextcloud einrichten und nutzen kannst.
Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Form der Unterschrift, mit der Dokumente unterzeichnet werden können. Sie wird verwendet, um die Zustimmung und Identität des Unterzeichners digital zu bestätigen, ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Elektronische Signaturen sind rechtlich anerkannt und werden häufig in Geschäftsprozessen, Vertragsabschlüssen und anderen rechtlichen Transaktionen verwendet, um Dokumente schnell und sicher digital zu validieren.
LibreSign Grundeinrichtung
Um die App in deiner Nextcloud zu installieren, logge dich als Administrator ein, klicke auf das Icon in der rechten oberen Ecke und wähle „Apps“.
In der Suche kannst du nun „LibreSign“ eingeben und die App wird dir direkt angezeigt. Klicke dann auf „Herunterladen & Aktivieren“.
Danach klicke erneut auf das Icon in der rechten oberen Ecke und wähle „Verwaltungseinstellungen“. Unter „Verwaltung“ findest du einen neuen Eintrag mit dem Namen „LibreSign“.
Klicke auf den Button „Binärdateien herunterladen“, um alle Abhängigkeiten zu installieren. Erstelle anschließend ein neues Root-Zertifikat, indem du auf den Button „Root-Zertifikat erstellen“ klickst.
Damit auch Nutzer außer der Administrator Dokumente signieren können, wird bei „Anforderung zum Signieren erlauben“ die entsprechende Benutzergruppe ausgewählt. Falls du noch keine extra Gruppe für die Nutzer angelegt hast, musst du zuerst eine erstellen.
LibreSign Benutzereinrichtung
Nach der Grundeinrichtung kann jeder Benutzer in deiner Nextcloud seine persönliche Signatur erstellen. Klicke dazu in der oberen Menüleiste auf das „LibreSign Symbol“ und dann auf „Einstellungen – Benutzerkonto“.
Als erstes wird eine neue Signatur erstellt. Klicke dazu auf den Button mit der Aufschrift „Keine Signatur, klicke hier um eine neue zu erstellen“.
Du hast die Möglichkeit, die Signatur selbst zu zeichnen, ein Bild hochzuladen oder eine die Unterschrift über die Tastatur einzugeben.
Im letzten Schritt wird das Zertifikat erstellt. Klicke dazu auf „Zertifikat erstellen“.
Dokument signieren
Ab sofort können Dokumente im Handumdrehen signiert werden. Klicke dazu bei einer PDF-Datei auf die drei Punkte und wähle „In LibrSign öffnen“. In der Seitenleiste klicke auf „Unterzeichner hinzufügen“.
Wenn du das Dokument selbst signieren möchtest, gib einfach deinen Benutzernamen in die Suche ein und trage deinen Namen ein.
Natürlich kannst du auch Personen zum Signieren einladen, die keinen Account in deiner Nextcloud haben. Gib dazu einfach die E-Mail-Adresse ein.
Nachdem alle Personen hinzugefügt wurden, die unterschreiben sollen, klicke auf „Weiter“.
Das Dokument öffnet sich und die Platzhalter für die Unterschriften können gesetzt werden.
Anschließend auf „Anfragen“ klicken. Eine E-Mail mit einem Link wird an die externe Person gesendet, damit sie das Dokument signieren kann. Du selbst kannst einfach auf „Signieren“ klicken.
Vorteile
Effizienzsteigerung
Elektronische Signaturen reduzieren den Zeitaufwand für die Erstellung und Übermittlung von Dokumenten erheblich. Dokumente können innerhalb weniger Minuten signiert und versendet werden, was den Workflow beschleunigt und die Effizienz steigert.
Kosteneinsparungen
Die Umstellung auf eine papierlose Umgebung spart Kosten für Druck, Papier und Versand.
Sicherheit
Elektronische Signaturen bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zeitstempel, die sicherstellen, dass Dokumente nicht manipuliert werden können. Außerdem kann die Identität der Unterzeichner besser überprüft werden.
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