Nextcloud Whiteboard - Kreatives Arbeiten in der Cloud

Ob Brainstorming im Team, neue Ideen skizzieren oder eine Übersicht erstellen – mit Nextcloud Whiteboard kannst du kreativ in der Cloud arbeiten. In diesem Artikel wird die App vorgestellt und die wichtigsten Funktionen gezeigt.

Excalidraw

Nextcloud Whiteboard nutzt Excalidraw als Backend, um die leistungsstarken Zeichen- und Skizzierfunktionen direkt in die Nextcloud-Plattform zu integrieren. Dies ermöglicht die Nutzung der intuitiven und flexiblen Benutzeroberfläche von Excalidraw und die nahtlose Kombination von Whiteboard mit anderen Nextcloud-Diensten wie Dateien, Office und Talk.

Excallidraw Logo

Installation

Die Installation von Nextcloud Whiteboard erfolgt in zwei Schritten. Melde dich zunächst mit einem Administrator-Account auf der Nextcloud-Weboberfläche an, klicke auf das Icon in der rechten oberen Ecke und dann auf Apps.
Gib dann in der Suchleiste „Whiteboard“ ein und klicke auf „Herunterladen und aktivieren“.

Für den zweiten Schritt benötigst du einen direkten Zugang zu dem Server, auf dem deine Nextcloud läuft. Hier muss das Backend mit Docker installiert werden. Eine Anleitung dazu findest du hier:
https://github.com/nextcloud/whiteboard

Für alle PathConnect Kunden wird diese Installation selbstverständlich übernommen.

Nach der vollständigen Installation kann ein neues Whiteboard erstellt werden, indem in der Dateiansicht auf „+ Neu“ und dann auf „Neues Whiteboard“ geklickt wird.

Funktionen

Nextcloud Whiteboard bietet zahlreiche Funktionen, von denen die wichtigsten im Folgenden vorgestellt werden.

Teilen und Kollaboration
Um ein Whiteboard gemeinsam mit anderen bearbeiten zu können, musst du es zunächst freigeben. Klicke dazu auf die drei Punkte in der rechten oberen Ecke und dann auf „Seitenleiste öffnen“. Es öffnet sich die übliche Seitenleiste mit allen Optionen, die du auch von anderen Dateien kennst. Klicke auf „Teilen“ und gib entweder einen Benutzernamen ein oder erstelle einen öffentlichen Link.

Formen zeichnen
Nextcloud Whiteboard bietet neben Pfeilen und Strichen auch verschiedene Formen wie Quadrat, Raute und Kreis. Um eine neue Form hinzuzufügen, wähle das entsprechende Element aus und ziehe es mit der Maus in die gewünschte Größe auf eine freie Fläche.

Smart Picker
Mit dem Nextcloud Smart Picker hast du die Möglichkeit andere Inhalte aus deiner Nextcloud direkt in das Whiteboard einzufügen. Zum Beispiel kannst du ein Textdokument hinzufügen, indem du auf „Dateien“ klickst und ein Dokument auswählst.

Laserpointer
Mit dem Laserpointer kannst du Inhalte in einer Präsentation hervorheben. Um den Laserpointer zu aktivieren, klicke auf das Symbol ganz rechts in der Werkzeugleiste und wähle „Laserpointer“. Ein roter Strich erscheint auf der Fläche, über die du mit gedrückter linker Maustaste fährst.

Hintergrundfarbe ändern
Um die Hintergrundfarbe zu ändern, klicke auf die Balken in der linken oberen Ecke, um entweder eine vordefinierte Farbe auszuwählen oder eine individuelle Farbe über den Hex-Code einzugeben.

Bilder und Text einfügen
Mit Bildern und Texten kannst du dein Whiteboard ergänzen. Um einen Text einzufügen, klicke auf das „A“-Symbol in der Werkzeugleiste und für Bilder auf das „Bild“-Symbol.

Als Bild exportieren
Wenn du dein Whiteboard als Bild exportieren möchtest, kannst du dies tun, indem du auf die drei Striche in der oberen linken Ecke klickst und dann „Exportiere Bild…“auswählst.

Open Source Software bei PathConnect

Einfach auswählen und loslegen. Wir passen die Software genau an deine Bedürfnisse an, kümmern uns um die Wartung und stehen dir mit persönlichem Support zur Seite. Unser Angebot umfasst eine Vielzahl von Open-Source-Lösungen, die perfekt auf deine Anforderungen zugeschnitten werden können. Genieße den Komfort eines Rundum-Services, der Installation, Anpassungen und Updates beinhaltet, damit du dich voll und ganz auf deine Projekte konzentrieren kannst.

Paperless-ngx: oAuth2 für Microsoft365 einrichten

Paperless-ngx kann Anhänge aus E-Mail-Postfächern automatisch verarbeiten. Damit dies auch mit einem Microsoft365 Konto funktioniert, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. In diesem Artikel zeigen wir, was zu tun ist, damit die Anbindung funktioniert.

OAuth2

OAuth2 ist ein Autorisierungsprotokoll, das es einer Anwendung ermöglicht, im Namen eines Nutzers auf bestimmte Ressourcen zuzugreifen, ohne dass der Nutzer seine Zugangsdaten preisgeben muss. Das Verfahren besteht im Wesentlichen darin, dass der Benutzer einer Anwendung eine Autorisierung erteilt, indem er auf eine Bestätigungsseite des Anbieters (z. B. Microsoft) weitergeleitet wird. Sobald der Nutzer diese Erlaubnis erteilt hat, erhält die Anwendung einen Access Token.
Dieser Access Token dient dann als Schlüssel für den Zugriff auf die freigegebenen Ressourcen. Wichtig dabei ist, dass die Anwendung nur die Berechtigungen erhält, die der Nutzer genehmigt hat, und dass der Access Token zeitlich begrenzt ist. Der Benutzer kann die erteilten Berechtigungen jederzeit widerrufen, wodurch der Access Token ungültig wird.

Einrichtung in Azure

Melde dich mit deinem Microsoft Account bei Azure an und wähle „Microsoft Entra ID“.

Klicke auf „Hinzufügen – App-Registrierung“.
Gib der App einen Namen und wähle einen Kontotyp aus. Je nachdem, wie weit du die Registrierung zulassen möchtest, kannst du „Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis“ auswählen.

Für die Umleitungs-URIs wähle „Web“ und gib diese Adresse ein:
https://deine.paperless-url.de/api/oauth/callback

Anschließend auf „Registrieren“ klicken, um den Vorgang abzuschließen.

Navigiere nun unter „Verwaltung“ zu „Authentifizierung“ und setze die Häkchen bei „Zufriffstoken“ und „ID-Token“. Danach klicke auf „Speichern“.

Im nächsten Schritt wird ein Clientschlüssel generiert. Klicke dazu auf „Zertifikate & Geheimnisse“ und dann auf „Neuer geheimer Clientschlüssel“.

Gib eine beliebige Beschreibung ein und lege eine Gültigkeitsdauer fest. Mache am besten gleich einen Kalendereintrag, um den Schlüssel rechtzeitig zu erneuern.

Kopiere den Wert in ein Textdokument, wir brauchen ihn später.

Anschließend klicke auf den Menüpunkt „Übersicht“ und kopiere die Anwendungs-ID (Client) in dein Textdokument.

Einrichtung auf dem Server

Nachdem du dich auf deinem Server angemeldet hast, navigiere zum Paperless-ngx Installationsordner und öffne die Datei „docker-compose.env“.
Hier gibst du die folgenden drei Zeilen ein

PAPERLESS_OAUTH_CALLBACK_BASE_URL=https://deine.paperless-domain.de

PAPERLESS_OUTLOOK_OAUTH_CLIENT_ID=’deine client id von azure‘

PAPERLESS_OUTLOOK_OAUTH_CLIENT_SECRET=’dein client secret (Wert) von azure‘

Danach die Paperless-ngx Container einmal neu starten:
docker compose down
docker compose up -d

Paperless-ngx: oAuth2 Einrichtung für Microsoft365

Einrichtung in Paperless-ngx

Melde dich im Webinterface von Paperless-ngx an und klicke im linken Menü auf „E-Mail“. Es erscheint ein neuer Button „Outlook Konto verbinden“. Du wirst direkt zur Microsoft Anmeldeseite weitergeleitet, wo du dich mit deinem Microsoft Konto anmelden kannst. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangst du zurück zu Paperless. Hier musst du nur noch deine E-Mail-Adresse eingeben und schon bist du verbunden!

Das war alles zu „Paperless-ngx: oAuth2 für Microsoft365 einrichten“.

In diesem Artikel erfährst du, wie du E-Mail-Regeln erstellen kannst, damit deine Anhänge direkt von Paperless-ngx verarbeitet werden.
https://pathconnect.de/blog/e-mail-account-in-paperless-ngx-einbinden/

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Mailcow DNS

Mailcow DNS-Einstellungen

Die richtigen DNS-Einstellungen sind ein entscheidender Faktor, damit dein Open Source Mailserver Mailcow einwandfrei funktioniert. In diesem Artikel erfährst du, welche Einträge du vornehmen musst und was sie bewirken.

DNS

Die Abkürzung „DNS“ steht für „Domain Name System“. Ein DNS Server ist z.B. dazu da, ähnlich wie ein Telefonbuch, die Zuordnung zwischen einem Domainnamen und der IP Adresse herzustellen. Ohne DNS-Server müsste man die IP-Adresse jeder Webseite kennen, um sie zu öffnen. Dank DNS musst du nur den Namen in die Suchleiste eingeben, die Auflösung der IP Adresse übernimmt der DNS Server.
Neben dieser Namensauflösung dient der DNS Server noch vielen anderen Dingen, wie zum Beispiel der Validierung von E-Mails.

Grundlegende Mailcow DNS-Einstellungen

Damit deine Mailcow überhaupt online erreichbar ist und E-Mails versendet werden können, sind einige grundlegende DNS-Einträge notwendig.

  • A-Record:
    Der A-Record (Address Record) ordnet einer Domain eine IPv4-Adresse zu. Für Mailcow bedeutet dies, dass der A-Record den Hostnamen des Mailservers (z.B. mail.deinedomain.de) auf die IPv4 Adresse des Servers zeigt. Dieser Eintrag stellt sicher, dass der Mailserver über den Hostnamen im Internet erreichbar ist.
    Beispiel:
    ◦ Hostname: mail.deinedomain.de
    ◦ IPv4-Adresse: 123.123.123.123
  • AAAA-Record:
    Der AAAA-Record ist das IPv6-Äquivalent zum A-Record. Er ordnet einem Hostnamen eine IPv6-Adresse zu.
    Wenn dein Server eine IPv6-Adresse hat und du möchtest, dass er auch über IPv6 erreichbar ist, brauchst du diesen Eintrag.
    Beispiel
    ◦ Hostname: mail.deinedomain.de
    ◦ IPv6-Adresse: 2001:0db8:85a3:0000:0000:8a2e:0370:7334
  • PTR-Eintrag:
    Der PTR-Record (Pointer Record) dient der sogenannten „Reverse DNS“-Auflösung, bei der die IP-Adresse des Mailservers auf einen Hostnamen zeigt.
    Dies ist besonders wichtig, damit andere Mailserver erkennen können, dass es sich um einen legitimen Mailserver und nicht um einen Spam-Absender handelt.
    Beispiel
    ◦ Hostname: mail.deinedomain.de
    ◦ IP-Adresse(rückwarts): 123.123.123.123.in-addr.arpa
  • MX-Eintrag:
    Der MX-Record (Mail Exchange Record) gibt an, welcher Server für den Empfang von E-Mails einer Domain zuständig ist.
    Er zeigt auf den Hostnamen des Mailservers (z.B. mail.deine_domain.de), der über den A-Record erreichbar sein muss.
    Es können mehrere MX-Records mit unterschiedlichen Prioritäten angegeben werden. Der Server mit der niedrigsten Priorität wird zuerst angesprochen.
    Beispiel
    ◦ Hostname: deinedomain.de
    ◦ Mailserver: mail.deinedomain.de
    ◦ Priorität: 10

Sicherheits-DNS-Einträge

Damit deine E-Mails auch wirklich ankommen, unterwegs nicht verändert und vom Empfänger angenommen werden, sind noch einige weitere Eingaben notwendig.

  • SPF-Record (Sender Policy Framework):
    Der SPF-Record ist ein TXT-Record, der festlegt, welche IP-Adressen oder Hostnamen E-Mails im Namen der Domain versenden dürfen.
    Er hilft E-Mail-Spoofing zu verhindern und stellt sicher, dass eingehende E-Mails von vertrauenswürdigen Servern stammen.
    Beispiel
    ◦ Typ: TXT
    ◦ Hostname: deinedomain.de
    ◦ Wert: v=spf1 mx a ip4:123.123.123.123 -all
    Dieser Eintrag erlaubt dem Mailserver mit der IP-Adresse 123.123.123.123 E-Mails zu versenden und blockiert alle anderen.
  • DKIM-Record (DomainKeys Identified Mail):
    Der DKIM-Record ist ebenfalls ein TXT-Record, der zum Signieren von E-Mails verwendet wird. Er ermöglicht es dem empfangenden Mailserver zu überprüfen, ob eine E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und auf dem Weg dorthin nicht verändert wurde.
    Mailcow generiert automatisch den passenden DKIM-Schlüssel, den man dann als TXT-Record bei seinem DNS-Provider eintragen muss.
    Beispiel
    ◦ Typ: TXT
    ◦ Hostname: default._domainkey.deinedomain.de
    ◦ Wert: v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqh…
  • DMARC-Record (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
    Der DMARC-Record ist ein TXT-Record, der SPF und DKIM ergänzt und angibt, wie E-Mail-Server mit Nachrichten umgehen sollen, die die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen.
    DMARC ermöglicht es, Richtlinien für den Umgang mit nicht authentifizierten E-Mails zu definieren (z.B. in Quarantäne verschieben oder ablehnen) und Berichte über verdächtige Aktivitäten zu erhalten.
    Beispiel
    ◦ Typ: TXT
    ◦ Hostname: _dmarc.deinedomain.de
    ◦ Wert: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc-reports@deinedomain.de;

Automatisierung und Zusatz DNS-Einträge

Zuletzt gibt es noch einige optimale DNS-Einträge, die du in Mailcow setzen kannst. Sie sind nicht zwingend notwendig, erleichtern aber die Arbeit bei der Konfiguration auf dem Client.

  • CNAME-Record für Autodiscover und Autoconfig:
    Diese CNAME-Einträge sind nützlich, wenn E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird automatisch die richtigen Servereinstellungen finden sollen.
    Sie werden oft auf den Hauptserver oder eine entsprechende Subdomain geleitet.
    Beispiel
    ◦ Typ: CNAME
    ◦ Hostname: autodiscover.deine_domain.de
    ◦ Wert: mail.deinedomain.de
    ◦ Hostname: autoconfig.deinedomain.de
    ◦ Wert: mail.deinedomain.de
  • SRV-Records (für XMPP und andere Dienste):
    Wenn man in Mailcow zusätzliche Dienste wie XMPP (Chat-Dienste) nutzen möchte, können SRV-Records relevant sein. Für den normalen E-Mail-Betrieb sind sie nicht zwingend erforderlich.
    Beispiel
    ◦ Typ: SRV
    ◦ Hostname: _xmpp-client._tcp.deinedomain.de
    ◦ Wert: 10 0 5222 mail.deinedomain.de

Einrichtung der Mailcow DNS-Einstellungen

Alle zu setzenden DNS Einträge findest du im Mailcow Webinterface unter „Konfiguration – E-Mail“. Klicke auf „DNS“ rechts neben der Domain um die Einträge anzuzeigen.
Auf der linken Seite siehst du den Wert, der gesetzt werden muss und auf der rechten Seite den Wert, der aktuell auf dem DNS Server gespeichert ist.

Wir bieten dir eine kostenlose Mailcow Testinstanz an in der du einmal alles ausprobieren kannst.

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Mailcow Postfach migrieren

Der Open Source Mailserver „Mailcow“ bietet eine gute Möglichkeit, bestehende Postfächer von einem anderen Mailserver oder Provider zu migrieren.
In diesem Artikel zeigen wir dir alle notwendigen Schritte für einen reibungslosen Ablauf.

Mailcow

Mailcow ist eine auf Docker basierende Open Source Mailserver-Suite zur einfachen Verwaltung von E-Mail-Diensten. Mit einer übersichtlichen Weboberfläche bietet Mailcow umfangreiche Funktionen wie die Verwaltung von Domains, Postfächern, Spamfiltern und Kalenderdiensten. Durch die Verwendung moderner Technologien wie Dovecot, Postfix und SoGo ist Mailcow nicht nur flexibel, sondern auch sicher und performant.

Sync Job

In Mailcow gibt es sogenannte Sync Jobs, mit denen man seine bestehenden Postfächer in Mailcow migrieren kann. Ein solcher Sync Job kann sowohl vom Administrator als auch von einem normalen Benutzer erstellt werden.
Damit diese Option auch den Benutzern angezeigt wird, musst du sie als Administrator aktivieren.
Um den Sync Job für einzelne Postfächer sichtbar zu machen, navigiere im Mailcow Webinterface zu E-Mail – Konfiguration – Mailboxen.
Klicke auf „Bearbeiten“ und dann im oberen Menü auf „ACL (Berechtigungen)“.

Vorbereitung auf die Migration

Damit die Mailboxen auf den neuen Mailcow Server migriert werden können, müssen wir zuerst die Domain hinzufügen und die Mailboxen neu erstellen.

1. Domain hinzufügen
Klicke unter „E-Mail – Konfiguration“ auf „Domain hinzufügen“ und gib den Namen deiner Domain ein. Scrolle dann nach unten und klicke auf „Domain hinzufügen und SOGo neu starten“.

2. Postfach anlegen
Klicke in der oberen Menüleiste auf „Postfächer“ und füge ein neues Postfach hinzu, indem du auf den Button „Postfach hinzufügen“ klickst.
Es wird empfohlen, den gleichen Mailboxnamen wie bei den alten Mailboxen zu verwenden. Der Mailbox Name ist der Teil der vor der Domain steht. mailboxname@domain.de

Das Passwort kannst du entweder neu vergeben oder dein altes Passwort verwenden. Unter dem Punkt „ACL“ kann direkt der Sync Job für diese Mailbox aktiviert werden.
Die restlichen Einstellungen kannst du so belassen. Klicke auf „Hinzufügen“, um das Postfach anzulegen.

Mailcow Postfach als Administrator migrieren

Diese Option eignet sich, wenn du als Administrator Zugriff auf alle Postfächer deiner Organisation hast oder sowieso nur dein eigenes Postfach verschieben möchtest.
Navigiere dazu im Mailcow Webinterface zu „E-Mail – Konfiguration – Synchronisation“.
Klicke auf „Neuen Sync Job erstellen“ und gib die Daten deines alten Postfachs an.

Unten siehst du den Umzug deines E-Mail Postfachs von Strato.

Benutzername:
Wähle das soeben erstellte Postfach aus. In dieses Postfach werden die alten E-Mails synchronisiert.
Host:
Der IMAP-Host deines alten E-Mail-Providers. Bei Strato ist das imap.strato.de.
Port:
Der IMAP Port ist 993
Benutzername: Deine E-Mail Adresse
Passwort:
Das Passwort deiner alten E-Mail Adresse

Die restlichen Werte können unverändert bleiben. Klicke auf „Änderungen speichern“, um die Synchronisation zu starten. Je nach Größe des Postfachs kann die Synchronisation einige Zeit dauern.

Mailcow Postfach als Nutzer migrieren

Um auch als Benutzer einen Sync Job starten zu können, muss der Administrator wie oben beschrieben die entsprechenden Berechtigungen vergeben.
Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort im Mailcow Webinterface an und klicke in der oberen Menüleiste auf „Sync Jobs“.
Danach kannst du den Synchronisationsjob erstellen und starten, wie im Administratorbereich beschrieben.

Mailcow Postfach auf den Endgeräten neu einrichten

Da sich durch die Migration die Adresse des E-Mail-Servers geändert hat, musst du deine Postfächer auf den Endgeräten wie Computer und Smartphone neu einrichten.
Um dein Postfach in Thunderbird neu einzurichten, klicke auf das Zahnradsymbol unten links und dann auf „Kontoeinstellungen“. Wähle dein altes Postfach aus und klicke unter „Konto-Aktionen“ auf „Konto entfernen“.

Danach kannst du wieder unter „Konto-Aktionen“ auf „E-Mail-Konto hinzufügen“ klicken. Gib hier deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und schon ist dein neues Postfach eingerichtet.

DNS Einstellungen anpassen

Nachdem die Mailboxen migriert wurden, müssen noch die DNS-Einstellungen angepasst werden. Klicke dazu auf E-Mail – Domains – DNS.Hier werden alle DNS-Einträge angezeigt, die eingestellt werden müssen.

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Nextcloud Kalender und Aufgaben in Thunderbird integrieren

Thunderbird ist nicht nur ein hervorragender E-Mail-Client, sondern auch eine tolle Lösung, um Kalender und Aufgaben zu verwalten und zu organisieren.
In diesem Artikel zeigen wir dir wie du deinen Nextcloud Kalender und Aufgaben in Thunderbird integrieren kannst.

Nextcloud Kalender erstellen

Erstelle zunächst einen Kalender in deiner Nextcloud. Klicke dazu auf das Kalendersymbol in der oberen Menüleiste und anschließend auf das Plus-Symbol. Wähle „Neuen Kalender mit Aufgabenliste“ aus um die Aufgaben Unterstützung im Kalender zu aktivieren. Gebe einen Namen ein und bestätige diesen durch Klick auf de Pfeil.

Nextcloud Kalender hinzufügen
Nextcloud Mein Kalender

Nextcloud Deck oder Tasks einrichten

Sowohl in Nextcloud Deck als auch in Nextcloud Task erstellte Aufgaben können mit Thunderbird synchronisiert werden. Für ein neues Board in Nextcloud Deck wird eine Art neuer Kalender erstellt. In der Task App können Aufgaben auch direkt in einen bestehenden Kalender eingetragen werden.
Für die Verwendung in Thunderbird ist jedoch die Verwendung der Nextcloud Task App besser geeignet, da die Aufgaben auch in Nextcloud bearbeitet werden können. Bei den Karten von Nextcloud Deck ist dies nicht möglich.

Kalender zu Thunderbird hinzufügen

In Thunderbird klicke auf das Kalendersymbol auf der linken Seite und dann auf „Neuer Kalender“ in der linken unteren Ecke. Es öffnet sich ein neues Fenster, wähle „Im Netzwerk“ und klicke auf „Weiter“.

Dann gib deinen Nextcloud Benutzernamen und die Serveradresse ein. Die richtige Serveradresse findest du im Nextcloud Kalender unter „Kalendereinstellungen“. Kopiere hier die „Primäre CalDAV Adresse“.
Klicke anschließend auf den Button „Kalender suchen“.

Im nächsten Schritt ist die Eingabe eines Passwortes erforderlich. Erstelle dazu in deiner Nextcloud unter Einstellungen – Sicherheit – Geräte & Sitzungen ein neues App-Passwort und kopiere es in die Zwischenablage.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden alle verfügbaren Kalender angezeigt. Wähle als Kalendertyp „CalDAV“ aus. Über „Eigenschaften“ kannst du z.B. den Namen und die Farbe des Kalenders ändern.
Klicke auf „Abonnieren“, um den Kalender in Thunderbird zu integrieren.

nextcloud App Passwort

Aufgaben direkt im Kalender anzeigen lassen

Standardmäßig werden Aufgaben nicht direkt im Kalender angezeigt, sondern nur in der rechten Sidebar. Um dies zu ändern, aktiviere zunächst die Menüleiste von Thunderbird, indem du mit der rechten Maustaste in den oberen Bereich klickst und dann den Haken bei „Menüleiste“ setzt. In der Menüleiste klicke auf „Ansicht“ – „Kalender“ – „Aktuelle Ansicht“ – „Aufgaben in Ansicht“. Jetzt werden deine Aufgaben auch im Kalender angezeigt.

Vorteile

Durch die Integration des Nextcloud-Kalenders in Thunderbird kannst du auch lokal auf deinem Rechner Termine und Aufgaben anlegen, die mit deiner Nextcloud und den damit verbundenen Geräten synchronisiert werden. Besonders praktisch ist das direkte Bearbeiten von Terminen und Aufgaben in Thunderbird. So kannst du zum Beispiel den Status einer Aufgabe von „In Bearbeitung“ auf „Erledigt“ ändern, den prozentualen Fortschritt anpassen und auch einen neuen Tag zuweisen. Alle Änderungen werden direkt mit deiner Nextcloud synchronisiert und angepasst.

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paperless-ngx-logo

E-Mail Account in Paperless-ngx einbinden

Mit der digitalen Dokumentenverwaltung Paperless-ngx verwandelst du dein Papierchaos in eine geordnete und durchsuchbare Struktur. Aber auch digitale Dokumente, die per E-Mail eintreffen, sollten am besten gleich richtig abgelegt werden. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du dein E-Mail Account in Paperless-ngx einbinden kannst.

Dokumente per E-Mail zu Paperless-ngx

Heutzutage können viele Dokumente per E-Mail verschickt werden. Das Problem dabei ist jedoch, dass diese meist in der Vielzahl der E-Mails untergehen und die Suche oft mühsam ist.

Mit Paperless-ngx können die E-Mails als Ganzes oder nur der Anhang direkt übernommen und mit den entsprechenden Tags und Dokumententyp versehen werden. Mit speziellen Filterregeln werden die E-Mail-Anhänge z.B. nur von bestimmten Empfängern oder mit einem bestimmten Betreff in Paperless-ngx geladen.

E-Mail Account verbinden

Klicke auf der linken Seite auf „E-Mail“ und dann auf „Konto hinzufügen“.

  • Name:
    Der Name für dieses E-Mail-Konto (dient nur der Übersicht)
  • IMAP-Server:
    Die Adresse des IMAP-Servers deines E-Mail-Providers
  • IMAP-Port:
    Standard 993
  • IMAP Sicherheit:
    Standard SSL
  • Benutzername:
    Deine E-Mail Adresse, mit der du dich anmelden möchtest
  • Kennwort:
    Dein Kennwort für die E-Mail Adresse


Um zu überprüfen, ob die Verbindung funktioniert, klicke auf „Testen“. Wenn du die Meldung „Verbindung zum Mailserver erfolgreich hergestellt“ erhältst, klicke auf „Speichern“.

E-Mail Account hinzufügen
Neues E-Mail Konto hinzufügen

Für das Kennwort solltest du ein App-Passwort verwenden. Wir zeigen dir anhand von Mailcow und G-Mail wie du ein App-Passwort erstellst.

Mailcow:
Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort bei Mailcow an, klicke auf den Reiter „App-Passwörter“ und dann auf „App-Passwort erstellen“.

  • App-Name:
    Gib dem App-Passwort einen Namen
  • Passwort:
    Lass es generieren
  • Erlaubte Protokolle:
    Für Paperless ist das IMAP-Protokoll ausreichend.

Kopiere das Passwort in die Zwischenablage und klicke auf „Hinzufügen“.

G-Mail:
Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort bei G-Mail an und öffne diesen Link:
https://myaccount.google.com/apppasswords

Gib dem App-Passwort wieder einen Namen und klicke auf „Erstellen“.

Das App Passwort kannst du dann anstelle deines richtigen Passworts bei Paperless-ngx einfügen.

App Passwort Mailcow
App Passwort G-Mail

E-Mail Regeln erstellen

Damit die Dokumente aus deiner E-Mail auch in Paperless-ngx hochgeladen werden, müssen E-Mail-Regeln erstellt werden.
Klicke dazu auf „Regel hinzufügen“.

  • Name:
    Name für diese Regel
  • Konto:
    Auswahl des hinzugefügten E-Mail Kontos
  • Ordner:
    E-Mail Ordner im Posteingang, wähle „INBOX“ für den gesamten Posteingang
  • Maximales Alter:
    Wie alt dürfen E-Mails maximal sein, um noch verarbeitet zu werden.
  • Dateianhangstyp:
    Auswahl, ob nur Anhänge oder auch in der Nachricht enthaltene Dokumente verarbeitet werden sollen.
  • Verarbeitungsumfang:
    Auswahl, ob nur Anhänge oder die gesamte E-Mail verarbeitet werden soll
  • Absender/Empfänger filtern:
    Hier kann ein bestimmter Absender/Empfänger eingegeben werden.
  • Betreff filtern:
    Nur E-Mails, die diesem Betreff entsprechen, werden verarbeitet.
  • Nachrichteninhalt filtern:
    Suche nach bestimmten Wörtern in der Nachricht
  • Filter Anhang Dateiname enthält:
    Suche nach bestimmten Wörtern im Dateinamen des Anhangs
  • Aktion:
    Hier kann ausgewählt werden, was mit der E-Mail geschehen soll, nachdem sie von Paperless verarbeitet wurde.
  • Titelzuweisung:
    Welchen Namen soll das Dokument in Paperless erhalten?
  • Tags:
    Ob dem Dokument direkt Tags zugewiesen werden sollen.
  • Dokumenttyp zuweisen:
    Falls dem Dokument direkt ein Typ zugewiesen werden soll
  • Korrespondentenzuweisung:
    Falls das Dokument direkt einem Korrespondenten zugeordnet werden soll

In diesem Beispiel werden alle E-Mails im Posteingang mit dem Betreff „Rechnung“ verarbeitet. Dazu wird folgender Regex-Ausdruck verwendet: .*\bRechnung([a-zA-ZäöüÄÖÜß]*|\s?\d+)?\b.*

Die E-Mail wird mit dem Tag „papierlos“ gekennzeichnet.
Der Dateiname des Anhangs wird als Titel für das Dokument in Paperless-ngx verwendet und dem Dokumenttyp „Rechnung“ zugeordnet. Als Korrespondent wird der Name des Absenders verwendet.

Von nun an werden deine E-Mails automatisch in Paperless-ngx geladen.

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Nextcloud-Benutzer hinzufügen

In Nextcloud kannst du ganz einfach weitere Benutzer hinzufügen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und den gemeinsamen Zugriff auf Dateien zu ermöglichen. In diesem Artikel stellen wir dir verschiedene Methoden vor, wie du neue Benutzer zu deiner Nextcloud einladen und hinzufügen kannst.

Eine Cloud viele Benutzer

Egal ob Mitarbeiter, Teams, Familienmitglieder oder Vereinsmitglieder, mit Nextcloud kannst du alle möglichen Konstellationen verwalten und die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten vereinfachen. Mit gemeinsamen Kalendern und Kontakten, geteilten Ordnern mit Dokumenten oder Bildern, einem Nextcloud Talk Room für Meetings, einer gemeinsamen Wissensdatenbank mit Collectives und vielem mehr macht die Zusammenarbeit im Team richtig Spaß!
Im Folgenden zeigen wir dir drei Möglichkeiten, wie du weitere Nutzer zu deiner Nextcloud hinzufügen kannst.

Nextcloud Registration App

Mit der App „Registration“ gibst du anderen die Möglichkeit, sich einfach in deiner Nextcloud zu registrieren. Nach der Aktivierung erscheint auf der Login-Seite ein neuer Button „Registrieren“.
Nach Eingabe einer E-Mail-Adresse erhält der Nutzer eine Registrierungs-E-Mail mit einem Registrierungscode. Nach erfolgreicher Eingabe kann der gewünschte Login-Name und ein Passwort vergeben werden.

Unter Verwaltungseinstellungen – Verwaltung – Registrierung kannst du als Administrator noch einige Einstellungen für die Registrierung vornehmen.
Empfehlenswert ist hier, dass du als Administrator das neue Konto erst aktivieren musst, bevor der Benutzer es verwenden kann und welcher Gruppe das neue Konto zugeordnet werden soll.
Diese Methode hat den Vorteil, dass der neue Benutzer gleich seinen gewünschten Anmeldenamen eingeben kann.

Einladungs- E-Mail verschicken

Eine weitere Möglichkeit ist das direkte Hinzufügen eines neuen Benutzers. Klicke dazu auf das Icon in der rechten oberen Ecke – Benutzer und klicke dann auf den Button „+ Neues Konto“.
Trage hier den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse ein und klicke auf den Button „Neuen Benutzer hinzufügen“. Optional kannst du noch die zugehörige Gruppe, den Anzeigenamen und das Speicherkontingent angeben.
Der neue Benutzer erhält daraufhin eine Einladungs-E-Mail mit der Möglichkeit, sein Passwort zu vergeben.

Nextcloud Guest App

Nach der Installation der App „Guest“ gibt es im Teilen-Dialog die Option, externe Benutzer zu einer bestimmten Freigabe einzuladen.
Gib dazu die E-Mail-Adresse ein, die du zu dieser Freigabe einladen möchtest. Danach erscheint die Auswahl „Gast einladen“.
Der Gast erhält dann eine E-Mail mit der Einladung zu dieser Freigabe.

Diese Option stellt einen sehr eingeschränkten Zugriff dar und ist wirklich nur für Gäste und nicht aktive Nextcloud-Nutzer zu empfehlen.

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Wechsel von einer Nextcloud-Instanz zu einer anderen

Beim Wechsel von einer Nextcloud-Instanz zu einer anderen steht man vor der Herausforderung, alle Daten zu übertragen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du sowohl Daten als auch Profilinformationen, Kontakte und Kalender ohne großen Aufwand übertragen kannst.

Neue Nextcloud Instanz

Es gibt viele Gründe für den Wechsel zu einer neuen Nextcloud Instanz. Vielleicht wechselst du von Self Hosting zu einer Managed Nextcloud oder du möchtest einfach nur deinen Nextcloud Provider wechseln. Einer der Vorteile von Nextcloud ist, dass du nicht gebunden bist und jederzeit die Nextcloud Instanz mit deinem Profil und deinen Daten wechseln kannst.

External Storage App

Mit der App „External Storage Support“ können externe Speicher in die Nextcloud eingebunden werden. Neben FTP, SFTP, SMB, WebDAV, Objekt- und lokalem Speicher gibt es auch die Möglichkeit eine andere Nextcloud als externen Speicher einzubinden. Diese Funktionen nutzen wir, um den gesamten Speicher deiner alten Nextcloud Instanz in deine neue Nextcloud Instanz einzubinden.
Um die App in deiner Nextcloud zu installieren, logge dich als Administrator ein, klicke auf das Icon in der rechten oberen Ecke und wähle „Apps“.
In der Suche kannst du nun „External Storage“ eingeben und die App wird dir direkt angezeigt. Klicke dann auf „Aktivieren“.

external storage support aktivieren

Einrichtung

Klicke wieder auf das Icon in der rechten oberen Ecke und dann auf „Verwaltungseinstellungen“ und dann unter „Verwaltung“ auf „Externer Speicher“.
Unter „Ordnername“ kannst du einen beliebigen Namen vergeben. Zum Beispiel „Meine alte Nextcloud“. Als externen Speicher wählst du „Nextcloud“. Die Authentifizierung bleibt bei „Login and password“.
Im Feld „URL“ gibst du die Adresse deiner alten Nextcloud ein. Wenn du den gesamten Speicher einbinden möchtest, kannst du bei „Entfernter Unterordner“ einen Schrägstrich „/“ eingeben. Bei Benutzername gibst du den Benutzernamen ein, mit dem du dich in deiner alten Nextcloud anmelden möchtest. Für das Passwort empfehlen wir dir ein App Passwort zu erstellen.
Klicke dazu in deiner alten Nextcloud Instanz auf „Sicherheit“ – „Geräte & Sitzungen“.
Um die Einstellungen zu speichern, klicke auf das Häkchen.

Externer Speicher einbinden

Daten kopieren

Nachdem deine alte Nextcloud als externer Speicher in deine neue Nextcloud eingebunden wurde, siehst du einen neuen Ordner mit dem Namen, den du im vorherigen Schritt angegeben hast.

Klicke in den Ordner und schon siehst du den gesamten Inhalt deiner alten Nextcloud Instanz.

Externer Ordner
Meine alte Nextcloud

Um die Daten in deine neue Nextcloud zu kopieren, wähle alle Ordner aus und klicke auf den Button „Verschieben oder Kopieren“. Im nächsten Schritt wähle den Zielordner aus und klicke auf „kopieren“.
Je nach Datenmenge kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Lass das Fenster einfach geöffnet und warte ab.

Nach Abschluss des Kopiervorgangs werden alle Ordner angezeigt. Für bereits vorhandene Ordner wird ein Duplikat mit dem Zusatz „kopiert“ im Namen erstellt.

Daten kopieren
Doppelte Ordner

Profilinformationen, Kontakte und Kalender kopieren

Damit du nicht nur deine Daten, sondern auch deine Profilinformationen, Kontakte und Kalender auf deiner neuen Nextcloud-Instanz wiederfindest, empfehlen wir dir die App „User Migration“. Den Artikel dazu findest du hier: Nextcloud User Migration App

Open Source Software bei PathConnect

Einfach auswählen und loslegen. Wir passen die Software genau an deine Bedürfnisse an, kümmern uns um die Wartung und stehen dir mit persönlichem Support zur Seite. Unser Angebot umfasst eine Vielzahl von Open-Source-Lösungen, die perfekt auf deine Anforderungen zugeschnitten werden können. Genieße den Komfort eines Rundum-Services, der Installation, Anpassungen und Updates beinhaltet, damit du dich voll und ganz auf deine Projekte konzentrieren kannst.

Gitlab - All-in-One DevOps-Plattform

Effizienz und nahtlose Zusammenarbeit sind Schlüsselfaktoren für moderne Softwareprojekte. GitLab ist eine leistungsstarke Plattform, die als Komplettlösung für den gesamten DevOps-Lebenszyklus dient. In diesem Artikel stellen wir die Software und ihre wichtigsten Funktionen vor.

DevOps

Unter DevOps versteht man in der Softwareentwicklung die Zusammenarbeit von Entwicklungsteams (Dev) und Betriebsteams (Ops). Ziel ist die Optimierung des gesamten Software-Lebenszyklus. Durch die Integration von Prozessen, Werkzeugen und Richtlinien aus beiden Bereichen wird eine schnelle, effiziente und qualitativ hochwertige Entwicklung, Bereitstellung und Wartung von Software erreicht. Durch Automatisierung, Continuous Integration und Deployment kann die Zeit von der Codegenerierung bis zur Auslieferung an den Kunden verkürzt und gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Software erhöht werden.

GitLab

Open Source Software bietet eine Vielzahl von Werkzeugen und Funktionen, die den gesamten Softwareentwicklungsprozess abdecken. Von der Verwaltung des Quellcodes über Continuous Integration (CI) und Continuous Deployment (CD) bis hin zu Monitoring und Sicherheit. GitLab eignet sich für alle Teams, die eine effiziente, kollaborative und skalierbare Entwicklungsumgebung benötigen.

GitLab Funktionen

Neben vielen anderen Funktionen sind diese besonders hervorzuheben.

Versionskontrolle
GitLab bietet ein komplettes Git Repository Management, das es deinem Team ermöglicht, Codeversionen zu verfolgen, Änderungen effizient zu verwalten und in verschiedenen Zweigen zu arbeiten.

CI/CD Pipelines
GitLab bietet Continuous Integration (CI) und Continuous Deployment (CD) Pipelines, die es ermöglichen den gesamten Build, Test und Deployment Prozess direkt in der Plattform zu automatisieren.

Code-Reviews und Merge-Request
Für die kollaborative Entwicklung können Code Reviews und Merge Requests erstellt werden. Dies ermöglicht es Entwicklern, ihren Code zur Überprüfung einzureichen, Feedback zu erhalten und Änderungen gemeinsam zu bearbeiten, bevor der Code in den Hauptstrang aufgenommen wird.

Projektmanagement
Die integrierten Projektmanagement-Funktionen für Issues, Boards und Milestones helfen dir und deinem Team, die Arbeit zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und Projekte termingerecht abzuschließen.

Monitoring & Leistungsüberwachung
Mit dem integrierten Monitoring und Performance-Tracking kann das Team die Leistung der Software in Echtzeit überwachen und analysieren. Ein Dashboard bietet wertvolle Einblicke in den Zustand des Systems und hilft den Teams, potenzielle Probleme schnell zu erkennen und zu beheben.

Werkzeuge für Sicherheit und Compliance
Code-Sicherheit ist heute wichtiger denn je. Mit integrierten Tools wie Static Application Security Testing (SAST), Dynamic Application Security Testing (DAST) und Dependency Scanning können Sicherheitslücken frühzeitig erkannt und behoben werden.

Vorteile

All-in-One Lösung
GitLab ist mehr als nur ein Git Repository Manager. Die Software deckt alle Aspekte des DevOps-Lebenszyklus ab und vereinfacht so die Verwaltung und Integration.

Zusammenarbeit
Tools für Code Review, Merge Request und Projektmanagement ermöglichen eine effiziente und sichere Zusammenarbeit.

Automatisierung
Durch die Automatisierung von Tests und Deployments mit CI/CD-Pipelines sparen Teams Zeit und reduzieren das Fehlerrisiko.

Skalierbarkeit
Ob kleines Startup oder großes Unternehmen, GitLab kann an die Bedürfnisse jeder Organisation angepasst werden.

Sicherheit und Compliance
GitLab bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass der Code sicher bleibt und den Compliance-Anforderungen entspricht.

Open Source Software bei PathConnect

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