Nextcloud E-Mail Signatur

Eine E-Mail Signatur ist ein wichtiger Bestandteil jeder geschäftlichen E-Mail. Aber auch im privaten Bereich kann eine Signatur sinnvoll sein. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine E-Mail Signatur in Nextcloud E-Mail einrichtest.

E-Mail Signatur

In einer E-Mail-Signatur sollten alle wichtigen Kontaktinformationen zu finden sein. Da es sich bei einer geschäftlichen E-Mail um einen Geschäftsbrief handelt, müssen alle wichtigen Informationen wie Name und Adresse des Unternehmens enthalten sein. Weitere Kontaktinformationen wie eine Telefonnummer oder ein Link zur Website sind ebenfalls hilfreich. Bei einer privaten E-Mail-Signatur kann es z.B. sinnvoll sein, einen Abschiedsgruß zu hinterlegen.

Nextcloud E-Mail

Mit Nextcloud kannst du deine E-Mails direkt in der Weboberfläche abrufen. Wie du die E-Mail-Anwendung in Nextcloud einrichten und nutzen kannst, erfährst du in diesem Artikel: https://pathconnect.de/blog/nextcloud-e-mail/

Signatur einrichten

Nachdem du die E-Mail-Anwendung mit einer E-Mail-Adresse eingerichtet hast, klicke auf die drei Punkte neben deiner E-Mail-Adresse und dann auf „Kontoeinstellungen“.

Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du verschiedene Einstellungen für dein E-Mail-Konto vornehmen kannst. Auf der linken Seite findest du den Menüpunkt „Signatur“. Klicke auf diesen Menüpunkt um zu den Signatur-Einstellungen zu gelangen. Wenn du möchtest, dass deine Signatur über dem Text steht, wenn du auf eine E-Mail antwortest, setze ein Häkchen bei „Signatur über dem zitierten Text“. Im Textfeld darunter kannst du dann deine Signatur eingeben.

Durch Markieren des Textes kannst du z.B. die Schriftfarbe und -größe anpassen. Klicke dann auf „Signatur speichern“.

Im letzten Schritt muss unter „Schreibmodus“ die Option „Rich Text“ ausgewählt werden. Ansonsten werden Änderungen an Farbe oder Schriftgröße ignoriert.

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WordPress

Mit der Open Source Software „WordPress“ kannst du deinen eigenen Blog, Webseite und Onlineshop erstellen.In diesem Artikel erfährst
was WordPress genau ist und wie du es benutzen kannst.

wordpress_logo

Open Source Software

Wie jede Software, die wir dir vorstellen, ist auch WordPress Open Source. Das bedeutet, dass der Quellcode der Software öffentlich zugänglich ist und du sie kostenlos herunterladen und nutzen kannst.WordPress ist aber nicht nur Open Source, sondern auch weit verbreitet und bietet durch zahlreiche Erweiterungen viele Möglichkeiten.

Möglichkeiten mit WordPress

Bei WordPress handelt es sich um ein Content-Management-System (CMS). Es ist also ein System zur Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Auslieferung von digitalen Inhalten.

Wie eingangs erwähnt hast du mit WordPress verschiedene Möglichkeiten, die wir nachfolgend kurz vorstellen.

  • Blog
    Ein Blog zur Veröffentlichung deiner Beiträge ist mit WordPress im Handumdrehen erstellt. Dazu öffnest du in deiner WordPress Instanz den Menüpunkt “Beiträge” – “Neuen Beitrag erstellen” und los geht’s. Du kannst deinen Blog sogar mit dem Fedivers verknüpfen.
  • Webseite
    Je nach Umfang ist die Erstellung deiner Webseite mit mehr Aufwand verbunden. Um eine neue Seite zu erstellen, klicke im rechten Menü auf „Seiten“ – „Neue Seite erstellen“. Nachdem du den Seitentitel eingegeben hast, kannst du mit dem Aufbau der Seite beginnen, indem du auf „Mit Elementor bearbeiten“ klickst.
  • OnlineShop
    Mit WordPress und den entsprechenden Erweiterungen ist es auch möglich einen eigenen Onlineshop zu erstellen. Mit dem Plugin „WooCommerce“ stehen dir viele Möglichkeiten offen, deinen eigenen Onlineshop zu erstellen.

Erweiterungen für WordPress

Man kann sich WordPress als eine Art Kern- oder Basissoftware vorstellen. Durch zusätzliche Themes und Plugins kann WordPress um weitere Funktionen erweitert und angepasst werden.

  • Themes
    Das Theme stellt das Grunddesign dar, auf dem du dann aufbauen kannst.Für die Erstellung deiner Inhalte solltest du auf jeden Fall ein Theme aktiviert haben.
    Wir empfehlen dir hier ein einfaches Theme zu wählen, mit dem du keine Einschränkungen in der Gestaltung hast:
    https://de.wordpress.org/themes/hello-elementor/
  • Page-Builder Plugin
    Für die Erstellung der Inhalte und des Designs wird ein sogenannter „Pager Builder“ benötigt. Aus langjähriger Erfahrung können wir hierfür „Elementor Pro“ empfehlen.
    https://elementor.com/products/page-builder-plugin/
  • Funktions Plugins
    Durch die Installation von zusätzlichen Plugins kannst du deiner WordPress Installation weitere Funktionen hinzufügen. Mit dem Plugin „WooCommerce“ kannst du z.B. die Funktion eines Online-Shops hinzufügen.
    https://woocommerce.com/de-de/

Sicherheit

Vielleicht hast du schon einmal davon gehört, dass WordPress Seiten angegriffen werden. Meistens handelt es sich aber nicht um Angriffe auf die WordPress Installation selbst, sondern auf die darin installierten PlugIns. Achte also darauf, nicht zu viele Plugins zu installieren. Für einen Blog oder eine Webseite brauchst du nicht mehr als Elementor Pro.

Zusätzlich kannst du z.B. mit „Shield Security“ Bot-Attacken abwehren, einen zweiten Faktor für den Login festlegen und die URL zur Login-Seite ändern.
Außerdem spielt die Sicherheit des Servers, auf dem die WordPress-Instanz läuft, eine wichtige Rolle.

Hosting

Wir stellen dir eine fertige WordPress Instanz zur Verfügung, bei der du dich nur noch anmelden musst. Die Elementor Pro Lizenz sowie eine Domain sind inklusive, wir kümmern uns um Updates, Backups und stehen dir bei Fragen rund um WordPress zur Seite.

Server

Nextcloud Account absichern

Neben den von uns bereitgestellten Sicherheitsvorkehrungen wie z.B. Firewall, Backup, getrennte Netze, verschlüsselte Verbindung, Updates etc. kannst du deinen Nextcloud Accout zusätzlich absichern. Welche  Möglichkeiten es gibt und wie du diese einrichten kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Wieso zusätzlich Absichern?

Auch wenn diese Frage den meisten überflüssig erscheinen mag, ist es wichtig, sie zu erwähnen. Viele machen sich wenig Gedanken über die Sicherheit ihrer Daten. Mit einer eigenen Nextcloud ist schon ein sehr großer Schritt getan. In einem Satz: Zusätzliche Absicherung deines Accounts, erhöht die Sicherheit deiner Daten.

security

Möglichkeiten:

Mit folgenden Möglichkeiten kannst du die Sicherheit deiner Nextcloud zuästzlich erhöhen. Wir gehen auf jede Option im Detail ein.

  • Starkes Passwort erzwingen
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Brute-Force Protection
  • Suspicious Login
  • Ende-zu-Ende Verschlüsselung

Einrichtung

Starkes Passwort erzwingen
Ein starkes Passwort ist der erste Schritt, um die Sicherheit deines Kontos zu erhöhen.
Unter Einstellungen – Verwaltung – Sicherheit kannst du bestimmte Passwortrichtlinien für die Nutzer deiner Nextcloud festlegen. Standardmäßig ist die minimale Passwortlänge auf 10 Zeichen gesetzt, häufig verwendete Passwörter sind verboten und Passwörter werden gegen eine Liste von haveibeenpwned.com gehasht.
Wir empfehlen zusätzlich die Optionen „Groß- und Kleinschreibung erzwingen“, „Zahlen erzwingen“ und „Sonderzeichen erzwingen“ zu setzen

Zwei-Faktor-Authentifizierung
Nach dem Festlegen eines starken Passworts folgt der zweite Schritt. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hier wird nach der Eingabe des Passwortes ein zusätzlicher Code abgefragt.
Unter Einstellungen – Verwaltung – Sicherheit – „Zwei-Faktor-Authentifizierung.“ kannst du dies für alle Benutzer aktivieren. Einen ausführlichen Artikel dazu gibt es hier:
https://pathconnect.de/blog/2-faktor-authentifizierung/

Brute-Force Protection
Die Anwendung „Brute-Force-settings“ erkennt häufige Anmeldeversuche und sperrt daraufhin die IP-Adresse.
Nach der Aktivierung findest du wieder unter Einstellungen – Verwaltung – Sicherheit den Punkt “Brute-Force IP Whitelist”. Hier hast du die Möglichkeit bestimmte IP-Adressen vom Brute-Force-Schutz auszuschließen. Wir empfehlen dir hier keine IP-Adressen einzutragen.

Suspicious Login
Diese App zeichnet alle Anmeldungen in deiner Nextcloud auf und merkt sich die IP-Adresse und den Benutzer. Nach 60 Tagen kann damit ein maschinelles Lernmodell trainiert werden, um verdächtige Anmeldungen zu erkennen.
Es ist keine Einrichtung notwendig, du kannst die App in deiner Nextcloud herunterladen und aktivieren. Bei einer Anmeldung z.B. an einem neuen Standort wirst du direkt per Mail benachrichtigt.

Ende-zu-Ende Verschlüsselung (E2EE)
Die Königsklasse unter den Sicherheitsmaßnahmen ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei werden die Daten sowohl auf dem Endgerät als auch auf dem Server verschlüsselt. Das hat den Vorteil, dass niemand ohne das Passwort die Daten lesen kann. Es hat aber auch den Nachteil, dass man die Daten  nicht im Webinterface von Nextcloud einsehen kann. Für sensible Daten, mit denen nicht online gearbeitet werden soll, ist dies jedoch eine sehr gute Option.
Neben der in Nextcloud integrierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kannst du deine Daten auch mit dem Tool „Cryptomator“ verschlüsseln. Einen Artikel dazu findest du hier:
https://pathconnect.de/blog/cryptomator/
Wir empfehlen die Verwendung von Cryptomator anstelle von Nextcloud E2EE.

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Nextcloud Keeweb

Mit der Nextcloud App „Keeweb“ kannst du deine Passwortdatenbank mit deiner Nextcloud synchronisieren und direkt im Webinterface öffnen. Wir zeigen dir, wie du die App installierst, konfigurierst und welche Vorteile sie dir bietet.

Keeweb

Mit der Anwendung Keeweb kannst du eine bestehende Passwortdatenbank (*.kdbx) direkt in der Weboberfläche von Nextcloud öffnen. Wie du eine solche Passwortdatenbank mit einem Passwortmanager wie KeePassXC erstellen kannst, haben wir in diesem Artikel beschrieben:
https://pathconnect.de/blog/keepassxc/

Wenn du also nicht an deinem eigenen Computer bist und Zugriff auf deine Passwörter benötigst, kannst du dich einfach bei deiner Nextcloud anmelden und auf deine Passwörter zugreifen. Für die Anmeldung empfehlen wir dir, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Wie das geht, erfährst du hier:
https://pathconnect.de/blog/2-faktor-authentifizierung/

Installation

Für die Installation loggst du dich mit einem Administrator-Account in deine Nextcloud ein, klickst auf das runde Icon oben rechts und dann auf „+Apps“.
In der Suche kannst du einfach „Keeweb“ eingeben und dann auf „Herunterladen und aktivieren“ klicken.

Verwendung

Um die App nutzen zu können, wird eine Passwortdatenbank benötigt. Wir empfehlen, die Passwortdatenbank auf deinem Computer in einem Ordner zu speichern, der mit deiner Nextcloud synchronisiert wird.
Im unteren Bild wurde die Passwortdatenbank im Ordner „Dokumente“ gespeichert und mit der Nextcloud synchronisiert.
Wenn du auf die Datei klickst, öffnet sich Keeweb und du wirst aufgefordert, dein Master-Passwort einzugeben. Danach hast du Zugriff auf deine Passwörter und kannst diese wie gewohnt kopieren. Es ist auch möglich, neue Einträge zu erstellen und Einträge zu löschen.
Zum abmelden, kannst du rechts unten auf den Pfeil klicken, dadurch wird die Passwortdatenbank ordnungsgemäß geschlossen.

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LibreOffice

Mit LibreOffice steht dir ein komplettes und quelloffenes Office-Paket zur Verfügung. In diesem Artikel erfährst du, wer hinter LibreOffice steckt, was du damit alles machen kannst und warum wir es dir empfehlen.

The Document Foundation

Hinter LibreOffice steht die gemeinnützige Stiftung „The Document Foundation“ (TDF). Ein Großteil der Entwicklung wird von ehrenamtlichen Mitgliedern geleistet.
Die entwickelte Software kann von jedermann genutzt, kopiert, verbreitet, untersucht, verändert und verbessert werden. Ziel ist es, jedem den Zugang zu einem freien Office-Paket zu ermöglichen.

Installation & Verwendung

LibreOffice ist für Linux, macOS und Windows erhältlich und kann direkt von der offiziellen Website heruntergeladen werden:
https://de.libreoffice.org/download/download/

 

Beim Öffnen von LibreOffice hast du die Auswahl zwischen Write, Calc, Impress, Base, und Math.

  • Write – Textverarbeitung (Word)
    Mit LibreOffice – Write kannst du sowohl kurze Notizen als auch umfangreiche Dokumente mit aktivierter Rechtschreibprüfung, Inhaltsverzeichnis, Diagrammen und vielem mehr erstellen. Dank zahlreicher Vorlagen lassen sich auch komplexe Dokumente schnell erstellen.
  • Calc – Tabellenkalkulation (Excel)
    Immer wenn es darum geht, Berechnungen übersichtlich darzustellen, kommt LibreOffice – Calc zum Einsatz. Mit dem Szenario-Manager können „Was wäre wenn…“ Analysen erstellt werden, der Solver löst Optimierungsprobleme und mit Pivot-Tabellen können externe Quelldaten eingebunden und berechnet werden.
  • Impress – Präsentationen (PowerPoint)
    Für die Gestaltung deiner nächsten Präsentation kommt LibreOffice – Write zum Einsatz. Auch hier stehen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung. Mit Animationen, Effekten, Diagrammen und Zeichnungen können Präsentationen zusätzlich gestaltet werden.
  • Draw – Zeichnungen
    Libre Office Draw eignet sich hervorragend für z.B. Ablauf-, Organisations- und Netzwerkdiagramme.
  • Base – Datenbanken
    LibreOffice Base bietet eine grafische Oberfläche für Datenbanken wie MySQL/MariaDB, Adabas D, MS Access und PostgreSQL.
  • Math – Formeleditor
    Der Formeleditor kann direkt aus Write, Calc, Impress und Draw aufgerufen werden, um mathematische oder wissenschaftliche Formeln hinzuzufügen.

Empfehlung

Als Verfechter von Open Source Software können wir dir natürlich auch LibreOffice empfehlen. Du kannst es kostenlos herunterladen und benutzen. Der oben beschriebene Funktionsumfang ist sehr gut und lässt kaum Wünsche offen.

Spenden

Wie eingangs erwähnt, wird LibreOffice zum größten Teil von freiwilligen Entwicklern vorangetrieben. Durch Spenden kannst du die weltweite Community unterstützen und dazu beitragen, dass LibreOffice auch in Zukunft weiterentwickelt wird.
https://de.libreoffice.org/donate/

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Nextcloud Wechsel zu PathConnect

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir beschrieben, wie du mit der App “User Migration“ deine Daten von einer bisherigen Nextcloud auf eine neue Nextcloud umziehen kannst. Heute geht es darum wie ein Wechsel zu PathConnect funktioniert. Wir zeigen dir welche Möglichkeiten du hast und wie wir dich dabei unterstützen können.

Bestandsaufnahme

Es gibt verschiedene Möglichkeiten mit deiner alten Nextcloud zu PathConnect zu wechseln. Welche am besten geeignet ist, hängt von deinen Zugriffsrechten auf die alte Nextcloud-Instanz und der Menge der vorhandenen Daten ab.

Du hast einen SSH-Zugang

Mit einem SSH-Zugang (secure shell) können wir uns auf den Server verbinden, auf dem deine bisherige Nextcloud-Instanz läuft und deine Daten inklusive Datenbank auf den neuen Nextcloud-Server bei PathConnect kopieren. Der Vorteil hierbei ist, dass du nicht alles runter- und wieder hochladen musst, durch den Export der Datenbank können sich die Nutzer direkt wieder mit ihrem bisherigen Passwort anmelden. Profileinstellungen, Freigaben, Kalender und Kontakte werden ebenfalls übernommen.

Du hast keinen SSH-Zugang

Wenn du keinen SSH-Zugang zu deinem alten Nextcloud-Server hast, ist das auch kein Problem. In diesem Fall empfehlen wir dir, zunächst mit der App „User Migration“ einen Export deiner Profilinformationen, Kalender und Kontakte zu erstellen und in deine neue Nextcloud zu importieren. Anschließend richtest du den Nextcloud Client auf deinem Computer zusätzlich mit deinen neuen Cloud-Zugangsdaten ein. Du bist dann sowohl mit deiner alten Nextcloud als auch mit der neuen Nextcloud verbunden. Jetzt kannst du einfach deine synchronisierten Ordner aus deiner alten Nextcloud in deine neue Nextcloud synchronisieren.

Wir helfen dir

Egal für welche Möglichkeit du dich entscheidest, wir unterstützen dich natürlich dabei. Wenn du es erst einmal alleine versuchen möchtest und bei einem Schritt nicht weiterkommst, schreibe uns einfach an info@pathconnect.de.

Gerne können wir auch einen Termin vereinbaren, bei dem wir dich aktiv beim Umzug deiner Nextcloud untersützen.

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Nextcloud User Migration

Eine große Besonderheit von Nextcloud ist, dass es keine Anbieterbindung gibt. Du hast also die Möglichkeit, deine Nextcloud zu einem anderen Anbieter zu migrieren. Mit der App „User Migration“ können alle Dateien, Profileinstellungen, Kalender und Kontakte exportiert und wieder in die neue Nextcloud importiert werden. Wie das funktioniert, was dabei zu beachten ist erfährst du in diesem Artikel.

Installation

Für die Installation loggst du dich mit einem Administrator-Account in deine Nextcloud ein, klickst auf das runde Icon oben rechts und dann auf „+Apps“.
In der Suche kannst du einfach „User Migration“ eingeben und dann auf „Herunterladen und aktivieren“ klicken.
In den Einstellungen erscheint nun ein neuer Menüpunkt „User Migration“.

Export

Um deine Daten zu exportieren, klickst du in den Einstellungen auf „Datenmigration“. Dort kannst du auswählen, was genau exportiert werden soll. Durch Klicken auf „Exportieren“ werden die ausgewählten Informationen/Daten in eine Datei exportiert.

Import

Wenn du deine Informationen/Daten in die neue Nextcloud importieren möchtest, kannst du erneut die „User Migration“ App installieren. Klicke diesmal auf „Import“ und wähle die Exportdatei deiner alten Nextcloud aus. Für diesen Schritt muss die Exportdatei deiner alten Nextcloud in die neue Nextcloud übertragen werden. Hierbei ist zu beachten, dass du kurzfristig doppelten Speicher benötigst, da du einmal die Export Datei und zusätzlich die entpackten Daten hast.

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Nextcloud Umfragen (Polls)

Mit Nextcloud Polls kannst du Umfragen direkt in einer Nextcloud erstellen und mit anderen teilen. Das erleichtert zum Beispiel die Terminfindung für das nächste Treffen mit deinen Kollegen oder Freunden. In diesem Artikel erfährst du, wie du Nextcloud Polls installierst, konfigurierst und verwendest.

Umfragen

In vielen Situationen lohnt es sich, eine Nextcloud Umfragen zu erstellen, um Termine oder Aktivitäten zwischen mehreren Personen abzustimmen. Es ist übersichtlicher und einfacher als in einem Gruppenchat über den Termin oder das nächste Ausflugsziel zu diskutieren.

Installation

Um Nextcloud Umfragen zu installieren, meldest du dich mit einem Administrator-Account in deiner Nextcloud an, klickst auf das runde Icon in der rechten oberen Ecke und dann auf „Apps“.
Hier kannst du in der Suche einfach „Polls“ eingeben und dann auf „Herunterladen und aktivieren“ klicken. In der oberen Menüleiste erscheint nun ein neues Icon mit einem Umfragesymbol.

Einrichtung

Durch Klicken auf „Neue Umfrage hinzufügen“ wird eine neue Umfrage gestartet. Du kannst zwischen einer Datums- und einer Textumfrage wählen. Hier eine kurze Erklärung:

  • Datumsumfrage:
    Wann soll etwas stattfinden? Du kannst einen oder mehrere Termine hinzufügen. Es gibt auch die Möglichkeit, weitere Terminvorschläge von den Teilnehmern zuzulassen.
  • Textumfrage:
    Was soll gemacht werden? Hier kann abgestimmt werden, was in einer Gruppe unternommen werden soll. Es können mehrere Vorschläge vorgegeben werden, aber auch Vorschläge von den Teilnehmern zugelassen werden.
    Da die Einrichtung für beide Arten von Umfragen gleich ist, erklären wir sie am Beispiel der Textumfrage.

Nachdem du die Umfrage erstellt hast, erscheint dieses Fenster:

Klicke auf die Schaltfläche „Datum hinzufügen“, um mindestens ein Datum einzugeben. Wenn du auf „Datum hinzufügen“ klickst, öffnet sich ein kleiner Kalender. Hier hast du die Möglichkeit einen oder mehrere Termine einzutragen.

Du kannst zwischen der Kachelansicht und der Listenansicht wechseln, um einen besseren Überblick zu bekommen.

Auf der rechten Seite hat sich der Reiter automatisch auf „Optionen“ verschoben. Hier kannst du, wie oben beschrieben, den Vorschlag der Teilnehmer zulassen. Zusätzlich kannst du festlegen, wie weit die Termine verschoben werden dürfen.

Einen Reiter weiter kannst du schließlich deine Umfrage freigeben. Entweder nur für die Nutzer, die sich in deiner Nextcloud befinden oder über einen öffentlichen Link, so dass jeder darauf zugreifen kann.
Bei der Freigabe über einen öffentlichen Link kannst du auch gleich einen QR-Code generieren und festlegen, ob für die Anmeldung eine E-Mail-Adresse benötigt wird.

Unter dem Reiter „Konfiguration“ gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten, wie z.B. das Zulassen von Kommentaren, Vielleicht-Stimmen, Anonyme Umfragen, etc.
Hier kann die Umfrage auch wieder geschlossen oder zeitlich begrenzt werden.

Die Ergebnisse siehst du immer direkt in der Übersicht. Du hast aber auch die Möglichkeit, die Ergebnisse deiner Umfrage herunterzuladen. Klicke dazu einfach auf den „Download Button“ oben rechts.

Übersicht

Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück und schauen uns die Struktur der App an. Auf der linken Seite findest du unter „Meine Umfragen“ die soeben erstellte Terminumfrage. Die anderen Kategorien sind ebenfalls selbsterklärend.
Weiter unten findest du noch das Archiv, in dem alle abgeschlossenen oder gelöschten Umfragen landen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, mehrere Terminumfragen zu kombinieren. Ganz unten kannst du allgemeine Einstellungen für die Umfragen vornehmen. Zum Beispiel kannst du hier festlegen, ob der Konflikt mit deinem Kalender direkt angezeigt werden soll.

In der Mitte des Bildschirms wird die ausgewählte Erhebung angezeigt, und auf der rechten Seite befinden sich alle Einstellungsmöglichkeiten für diese Erhebung.

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Nextcloud Kollektiv

Im heutigen Beitrag geht es um die Nextcloud App „Collectives“. Wir zeigen dir, wie du die App in deiner Nextcloud installierst und welche tollen Funktionen sie bietet.

Nextcloud Hub Logo

Was ist Collectives?

Mit der App „Collectives“ kannst du eine umfangreiche Wissensdatenbank aufbauen und mit anderen teilen. Das ist besonders praktisch, wenn in einem Team gearbeitet wird und jeder seinen Teil zur Wissensdatenbank beiträgt. In Collectives kannst du verschiedene Kategorien anlegen und deine Informationen in Form von Texten und Bildern ansprechend präsentieren. Mit der integrierten KI-Funktion können z.B. Beschreibungen mit einem Klick automatisch erstellt werden.

Wissensdatenbank

Mit einer Wissensdatenbank kannst du FAQs, Handbücher, Anleitungen zur Fehlerbehebung und andere Informationen an einem Ort speichern. Durch die Freigabe für einzelne Personen oder Gruppen kannst du auch anderen den Zugang ermöglichen. Eine Wissensdatenbank lebt davon, dass sie mit Inhalten gefüllt wird, um so viel Wissen wie möglich zu speichern und zugänglich zu machen.

Installation

Um Collectives zu installieren, meldest du dich mit einem Administrator-Account in deiner Nextcloud an, klickst auf das runde Icon in der oberen rechten Ecke und dann auf „Apps“.
Hier kannst du in der Suche einfach „Collectives“ eingeben und dann auf Herunterladen und Aktivieren klicken. Collectives benötigt zusätzlich die App „Circles“, die du auf die gleiche Weise installieren kannst.

Einrichtung

Du findest die Anwendung in der oberen Menüleiste mit dem Stern als Symbol. Wenn du die App zum ersten Mal öffnest, wird dir bereits ein Beispielkollektiv angezeigt. Um ein neues Kollektiv zu erstellen, klicke auf die drei waagerechten Balken auf der linken Seite und dann auf „+ Neues Kollektiv“. Ein Kollektiv kann als Bezeichnung für ein bestimmtes Thema verstanden werden. So könnte man z.B. ein neues Kollektiv mit dem Namen „Nextcloud“ erstellen und dort alle wichtigen Dokumente, Anleitungen und Informationen ablegen, die etwas mit Nextcloud zu tun haben.
Die Überschrift für das Kollektiv und für die Unterseiten kann zusätzlich mit einem Icon versehen werden, um die Wissensdatenbank übersichtlich aufzubauen. Mit verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten für die Texte können die Seiten übersichtlich gestaltet werden. Durch Eingabe des Schrägstrichs öffnet sich der Nextcloud Smartpicker, mit dem du Texte generieren lassen kannst. (Für die Einrichtung von Nextcloud AI haben wir einen eigenen Artikel erstellt: Nextcloud AI)

Teilen

Bei der Erstellung eines neuen Kollektivs können direkt Personen hinzugefügt werden, es gibt aber auch die Möglichkeit, später weitere Personen hinzuzufügen.
Hier kommt die zuvor installierte App „Circle“ zum Einsatz. Für jedes Kollektiv wird automatisch ein „Circle“ erstellt, der aus mehreren Personen oder einem Team bestehen kann.
Klicke auf die drei Punkte neben einem Kollektiv und dann auf „Mitglieder verwalten“. Wenn du auf „+ Mitglieder hinzufügen“ klickst, kannst du weitere Benutzer zu diesem Kollektiv hinzufügen. Es gibt noch einige Einstellungen zu den Zugriffsrechten und zum Login.

Für Personen, die keinen Account auf deiner Nextcloud haben, kannst du wieder auf die drei Punkte neben einem Kollektiv klicken und dann auf „Link teilen“. Hier kannst du zusätzlich festlegen, ob das Kollektiv nur angesehen werden kann oder ob auch eine Bearbeitung möglich sein soll.

Zusammenfassung

Mit der Nextcloud App „Kollektiv“ kannst du für dich und dein Team eine Wissensdatenbank aufbauen. Durch das gemeinsame Erstellen und Teilen von Beiträgen werden alle relevanten Informationen an einem Ort gesammelt und können so schnell wiedergefunden werden.

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