Kimai - Elektronische Zeiterfassung
Kimai ist eine Software zur elektronischen Zeiterfassung, mit der du und dein Team im Handumdrehen Arbeitszeiten erfassen können. In diesem Artikel zeigen wir dir die Anwendung und gehen auf die wichtigsten Funktionen ein.
Elektronische Zeiterfassung
Bei der elektronischen Zeiterfassung, die übrigens seit September 2022 verpflichtend ist, geht es darum, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Was zunächst etwas abschreckend klingt, hat auch viele Vorteile. So können Arbeitnehmer ihre geleisteten Arbeitsstunden genau abrechnen und nachweisen.
Durch die genaue Zuordnung der Stunden zu Kunde, Projekt und Tätigkeit kann der Arbeitgeber genau nachvollziehen, wie viel Aufwand ein Auftrag gekostet hat.
Funktionen
Kunden
Kunden können mit einem Klick importiert oder auch einzeln angelegt werden. Bei der Arbeitszeiterfassung kann dann der entsprechende Kunde ausgewählt werden. Für den Kunden können zusätzlich Kontaktdaten, Kundennummer und Budget festgelegt werden.
Projekte
Durch das Hinzufügen von Projekten können verschiedene Arbeiten pro Kunde definiert werden. Bei einem Malerbetrieb könnte dies z.B. Renovierung, Innen und Außen, Wasserschaden, Isolierung usw. sein. Jedes Projekt muss einem Kunden zugeordnet werden.
Tätigkeiten
Hier wird für jedes Projekt die spezifische Tätigkeit festgelegt. Bei einem Malerbetrieb könnte dies z.B. Abkleben, Streichen, Lackieren, Schleifen usw. sein. Jede Tätigkeit wird wiederum einem Projekt zugeordnet. So entsteht eine direkte Verbindung zwischen Kunde – Projekt und Tätigkeit.
Mitarbeiter & Teams
Mitarbeiter können entweder einzeln angelegt werden oder sich direkt über LDAP anmelden. Jeder Mitarbeiter kann einem Team zugeordnet, ein Vorgesetzter definiert und eine Personalnummer vergeben werden. Außerdem kann der Stundensatz, d.h. welcher Stundenlohn dem jeweiligen Mitarbeiter beim Kunden in Rechnung gestellt wird, und ein interner Preis festgelegt werden. So kann im Nachhinein genau nachvollzogen werden, wie viel ein bestimmter Kunde, ein bestimmtes Projekt und eine bestimmte Tätigkeit gekostet hat.
Zeiterfassung
Die eigentliche Hauptfunktion ist die Zeiterfassung, die über das Smartphone, das Webinterface oder den Computer erfolgen kann. Bei der Zeiterfassung muss die Start- und Endzeit eingegeben werden. Im nächsten Schritt wird ein Kunde, ein Projekt und eine Tätigkeit ausgewählt.
Zeiten einsehen
Zur Auswertung können die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter eingesehen werden. Über einen Filter kann nach einzelnen Zeiträumen, Mitarbeitern, Kunden, Projekten und Tätigkeiten gefiltert werden. Für eine eventuelle Weitergabe an ein Lohnbüro können die Arbeitszeiten einfach exportiert werden.
Berichte
Kimai bietet eine Vielzahl von Berichten, mit denen Personalkosten detailliert ausgewertet werden können.
Soll/Ist Arbeitszeiten
Für jeden Mitarbeiter kann festgelegt werden, wie viele Stunden er pro Tag arbeiten soll. Durch eine einfache Soll-Ist-Anzeige kann festgestellt werden, ob der Mitarbeiter zu viel oder zu wenig arbeitet.
Weitere Funktionen
Neben den oben genannten Funktionen gibt es noch einige weitere kostenlose und kostenpflichtige Erweiterungen. Eine genaue Übersicht findest du hier:
https://www.kimai.org/de/store/
Smartphone App
Ein klarer Vorteil für die einfache und bequeme Zeiterfassung ist die App, die die Mitarbeiter auf ihrem Smartphone installieren können.
Android:
https://play.google.com/store/apps/details?id=de.cloudrizon.kimaimobile&hl=de&gl=US
https://f-droid.org/de/packages/de.live.gdev.timetracker/
iOS:
https://apps.apple.com/de/app/kimai-mobile/id1563933145
Um sich in die App einloggen zu können, muss zunächst ein API-Zugang mit Passwort eingerichtet werden. Klicke dazu in deinem Profil auf das Icon oben rechts und dann auf API-Zugang. Dort kannst du ein Passwort vergeben.
Danach kannst du in der App die Serveradresse, den Benutzernamen und das eben vergebene API Passwort eingeben und schon bist du eingeloggt.
Hosting von Kimai - Elektronische Zeiterfassung
Mit Kimai Hosting, deiner Lösung ohne technischen Aufwand, kannst du deine Zeiterfassung einfach und sicher gestalten. Du bekommst Kimai auf deiner eigenen Domain, was Professionalität ausstrahlt und Vertrauen schafft. Wir sorgen für höchste Datensicherheit durch regelmäßige Backups und schützen deine Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff.
Wir stehen dir von der Einrichtung bis zum täglichen Betrieb zur Seite, damit du immer das Beste aus Kimai herausholen kannst.