E-Mail Account in Paperless-ngx einbinden
Mit der digitalen Dokumentenverwaltung Paperless-ngx verwandelst du dein Papierchaos in eine geordnete und durchsuchbare Struktur. Aber auch digitale Dokumente, die per E-Mail eintreffen, sollten am besten gleich richtig abgelegt werden. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du dein E-Mail Account in Paperless-ngx einbinden kannst.
Dokumente per E-Mail zu Paperless-ngx
Heutzutage können viele Dokumente per E-Mail verschickt werden. Das Problem dabei ist jedoch, dass diese meist in der Vielzahl der E-Mails untergehen und die Suche oft mühsam ist.
Mit Paperless-ngx können die E-Mails als Ganzes oder nur der Anhang direkt übernommen und mit den entsprechenden Tags und Dokumententyp versehen werden. Mit speziellen Filterregeln werden die E-Mail-Anhänge z.B. nur von bestimmten Empfängern oder mit einem bestimmten Betreff in Paperless-ngx geladen.
E-Mail Account verbinden
Klicke auf der linken Seite auf „E-Mail“ und dann auf „Konto hinzufügen“.
- Name:
Der Name für dieses E-Mail-Konto (dient nur der Übersicht) - IMAP-Server:
Die Adresse des IMAP-Servers deines E-Mail-Providers - IMAP-Port:
Standard 993 - IMAP Sicherheit:
Standard SSL - Benutzername:
Deine E-Mail Adresse, mit der du dich anmelden möchtest - Kennwort:
Dein Kennwort für die E-Mail Adresse
Um zu überprüfen, ob die Verbindung funktioniert, klicke auf „Testen“. Wenn du die Meldung „Verbindung zum Mailserver erfolgreich hergestellt“ erhältst, klicke auf „Speichern“.
Für das Kennwort solltest du ein App-Passwort verwenden. Wir zeigen dir anhand von Mailcow und G-Mail wie du ein App-Passwort erstellst.
Mailcow:
Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort bei Mailcow an, klicke auf den Reiter „App-Passwörter“ und dann auf „App-Passwort erstellen“.
- App-Name:
Gib dem App-Passwort einen Namen - Passwort:
Lass es generieren - Erlaubte Protokolle:
Für Paperless ist das IMAP-Protokoll ausreichend.
Kopiere das Passwort in die Zwischenablage und klicke auf „Hinzufügen“.
G-Mail:
Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort bei G-Mail an und öffne diesen Link:
https://myaccount.google.com/apppasswords
Gib dem App-Passwort wieder einen Namen und klicke auf „Erstellen“.
Das App Passwort kannst du dann anstelle deines richtigen Passworts bei Paperless-ngx einfügen.
E-Mail Regeln erstellen
Damit die Dokumente aus deiner E-Mail auch in Paperless-ngx hochgeladen werden, müssen E-Mail-Regeln erstellt werden.
Klicke dazu auf „Regel hinzufügen“.
- Name:
Name für diese Regel - Konto:
Auswahl des hinzugefügten E-Mail Kontos - Ordner:
E-Mail Ordner im Posteingang, wähle „INBOX“ für den gesamten Posteingang - Maximales Alter:
Wie alt dürfen E-Mails maximal sein, um noch verarbeitet zu werden. - Dateianhangstyp:
Auswahl, ob nur Anhänge oder auch in der Nachricht enthaltene Dokumente verarbeitet werden sollen. - Verarbeitungsumfang:
Auswahl, ob nur Anhänge oder die gesamte E-Mail verarbeitet werden soll - Absender/Empfänger filtern:
Hier kann ein bestimmter Absender/Empfänger eingegeben werden. - Betreff filtern:
Nur E-Mails, die diesem Betreff entsprechen, werden verarbeitet. - Nachrichteninhalt filtern:
Suche nach bestimmten Wörtern in der Nachricht - Filter Anhang Dateiname enthält:
Suche nach bestimmten Wörtern im Dateinamen des Anhangs - Aktion:
Hier kann ausgewählt werden, was mit der E-Mail geschehen soll, nachdem sie von Paperless verarbeitet wurde. - Titelzuweisung:
Welchen Namen soll das Dokument in Paperless erhalten? - Tags:
Ob dem Dokument direkt Tags zugewiesen werden sollen. - Dokumenttyp zuweisen:
Falls dem Dokument direkt ein Typ zugewiesen werden soll - Korrespondentenzuweisung:
Falls das Dokument direkt einem Korrespondenten zugeordnet werden soll
In diesem Beispiel werden alle E-Mails im Posteingang mit dem Betreff „Rechnung“ verarbeitet. Dazu wird folgender Regex-Ausdruck verwendet: .*\bRechnung([a-zA-ZäöüÄÖÜß]*|\s?\d+)?\b.*
Die E-Mail wird mit dem Tag „papierlos“ gekennzeichnet.
Der Dateiname des Anhangs wird als Titel für das Dokument in Paperless-ngx verwendet und dem Dokumenttyp „Rechnung“ zugeordnet. Als Korrespondent wird der Name des Absenders verwendet.
Von nun an werden deine E-Mails automatisch in Paperless-ngx geladen.
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