Nextcloud Kollektiv
Im heutigen Beitrag geht es um die Nextcloud App „Collectives“. Wir zeigen dir, wie du die App in deiner Nextcloud installierst und welche tollen Funktionen sie bietet.
Was ist Collectives?
Mit der App „Collectives“ kannst du eine umfangreiche Wissensdatenbank aufbauen und mit anderen teilen. Das ist besonders praktisch, wenn in einem Team gearbeitet wird und jeder seinen Teil zur Wissensdatenbank beiträgt. In Collectives kannst du verschiedene Kategorien anlegen und deine Informationen in Form von Texten und Bildern ansprechend präsentieren. Mit der integrierten KI-Funktion können z.B. Beschreibungen mit einem Klick automatisch erstellt werden.
Wissensdatenbank
Mit einer Wissensdatenbank kannst du FAQs, Handbücher, Anleitungen zur Fehlerbehebung und andere Informationen an einem Ort speichern. Durch die Freigabe für einzelne Personen oder Gruppen kannst du auch anderen den Zugang ermöglichen. Eine Wissensdatenbank lebt davon, dass sie mit Inhalten gefüllt wird, um so viel Wissen wie möglich zu speichern und zugänglich zu machen.
Installation
Um Collectives zu installieren, meldest du dich mit einem Administrator-Account in deiner Nextcloud an, klickst auf das runde Icon in der oberen rechten Ecke und dann auf „Apps“.
Hier kannst du in der Suche einfach „Collectives“ eingeben und dann auf Herunterladen und Aktivieren klicken. Collectives benötigt zusätzlich die App „Circles“, die du auf die gleiche Weise installieren kannst.
Einrichtung
Du findest die Anwendung in der oberen Menüleiste mit dem Stern als Symbol. Wenn du die App zum ersten Mal öffnest, wird dir bereits ein Beispielkollektiv angezeigt. Um ein neues Kollektiv zu erstellen, klicke auf die drei waagerechten Balken auf der linken Seite und dann auf „+ Neues Kollektiv“. Ein Kollektiv kann als Bezeichnung für ein bestimmtes Thema verstanden werden. So könnte man z.B. ein neues Kollektiv mit dem Namen „Nextcloud“ erstellen und dort alle wichtigen Dokumente, Anleitungen und Informationen ablegen, die etwas mit Nextcloud zu tun haben.
Die Überschrift für das Kollektiv und für die Unterseiten kann zusätzlich mit einem Icon versehen werden, um die Wissensdatenbank übersichtlich aufzubauen. Mit verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten für die Texte können die Seiten übersichtlich gestaltet werden. Durch Eingabe des Schrägstrichs öffnet sich der Nextcloud Smartpicker, mit dem du Texte generieren lassen kannst. (Für die Einrichtung von Nextcloud AI haben wir einen eigenen Artikel erstellt: Nextcloud AI)
Teilen
Bei der Erstellung eines neuen Kollektivs können direkt Personen hinzugefügt werden, es gibt aber auch die Möglichkeit, später weitere Personen hinzuzufügen.
Hier kommt die zuvor installierte App „Circle“ zum Einsatz. Für jedes Kollektiv wird automatisch ein „Circle“ erstellt, der aus mehreren Personen oder einem Team bestehen kann.
Klicke auf die drei Punkte neben einem Kollektiv und dann auf „Mitglieder verwalten“. Wenn du auf „+ Mitglieder hinzufügen“ klickst, kannst du weitere Benutzer zu diesem Kollektiv hinzufügen. Es gibt noch einige Einstellungen zu den Zugriffsrechten und zum Login.
Für Personen, die keinen Account auf deiner Nextcloud haben, kannst du wieder auf die drei Punkte neben einem Kollektiv klicken und dann auf „Link teilen“. Hier kannst du zusätzlich festlegen, ob das Kollektiv nur angesehen werden kann oder ob auch eine Bearbeitung möglich sein soll.
Zusammenfassung
Mit der Nextcloud App „Kollektiv“ kannst du für dich und dein Team eine Wissensdatenbank aufbauen. Durch das gemeinsame Erstellen und Teilen von Beiträgen werden alle relevanten Informationen an einem Ort gesammelt und können so schnell wiedergefunden werden.
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